Til ansatte i Sortland kommune

20. 01. 2021:

  • Hjemmekontor for ansatte: I områder med høyt smittetrykk anbefaler regjeringen hjemmekontor for de arbeidsplasser der dette er mulig.
    De ulike kommunalsjefområdene gjør egne vurderinger.
     
  • Ansatte i kommunen skal fortsatt begrense all tjenestereiseaktivitet til å gjelde kun det som er nødvendig for utførelse av arbeidet.
     
  • Fysiske møter unngås i den grad det ikke er nødvendig. Det legges opp til at møteaktivitet i størst mulig grad gjennomføres digitalt. Interne møter kan avholdes fysisk dersom smittevernreglene kan overholdes.
     
  • Faglige møter med kommunen gjennomføres fortrinnsvis digitalt, men det er anledning til fysiske møter der dette anses nødvendig og der smittevernregler kan overholdes. Avtale gjøres via e-post eller telefon med saksbehandler.

► Oversikt over nasjonale tiltak

 

21.12. 2020: God jul fra kommunedirektøren:
Kjære alle medarbeidere. Året nærmer seg slutten, og jeg vil benytte anledningen til å ønske dere alle en riktig god jul. Dette annerledesåret har vært strevsomt og utfordrende, og jeg vil takke hver og en for den måten dere på hvert deres vis har møtt utfordringene, og holdt hjulene i gang i organisasjonen vår. Nå, med vaksinen som kommer, kan vi tillate oss litt forsiktig optimisme for 2021.
ALT BLIR BRA!

Vennlig hilsen
Randi Gregersen
Kommunedirektør

10.11. 2020: Det er ikke tillatt å avholde eller delta i fysiske møter med personer fra andre kommuner. Slike møter må gjennomføres digitalt. NB. Dette gjelder ikke for ansatte i Vesterålen barnevern.

03.11.2020: Ny informasjon fra kommunedirektør finner du under Aktivitet og sosial omgang, nederst på siden her.

Fra 01.06. 2020, kan du ikke lenger bruke 16 dager sammenhengende egenmelding.
Se avsnitt om egenmelding i Compilo. 


Regjeringen la 7. mai 2020 fram en plan for nasjonale tiltak. Disse blir oppdatert
Oversikt over nasjonale tiltak innført av norske myndigheter

11.05.2020 er føringer for kommunalt ansatte oppdatert.
Detaljerte veiledninger og rutiner for kommunalt ansatte ifm koronasituasjonen, finnes på intranett.

 

Ansatte og arbeidsoppgaver

Ansatte og arbeidsoppgaver

Kurs, konferanser, møter, samlinger og tilstelninger

Kurs og konferanser som ikke kan gjennomføres via teams, skype etc. arrangeres ikke inntil videre.

Mindre samlinger der smittevernreglene kan overholdes kan arrangeres. Det skal da være en smittevernansvarlig.  

Omdisponering av ansatte med helsefaglig bakgrunn

I perioden fremover kan det være nødvendig å omdisponere personell på tvers av tjenester for å opprettholde kritiske funksjoner. Arbeidsgiver vil i den forbindelse jobbe med å skaffe oversikt over all helsefaglig kompetanse blant alle våre ansatte.

Det skal ikke opprettes nye stillinger, eller foretas permisjoner fra opprinnlig stilling. Avgivende leder holder skyggeregnskap med omdisponert personell. Det vil komme en rutinebeskrivelse fra økonomi på hvordan ledere i praksis skal håndtere dette.


Reiser og ferie

Reiser og ferie

Tjenestereiser

Tjenestereiser ut av regionen bør inntil videre unngås. Det bør gjøres en vurdering av om møtet kan avholdes via teams, Skype etc.

Reiser og ferie

Unngå reiser som ikke er strengt nødvendige. Dette gjelder alle land. Se oppdatert informasjon på fhi.no.

De som velger å reise til risikosoner etter reiseråd er gitt og som settes i karantene ved retur, vil ikke kunne bruke egenmelding, og en eventuell sykemelding vil bestrides. De må benytte avspasering, avvikle ferie eller ulønnet permisjon for karanteneperioden. De setter seg bevisst i en situasjon der man blir ute av stand til å utføre arbeid.

Ansatte må også være forberedt på at fastsatt ferie kan bli endret.

Kartlegging av utenlandsreiser hos ansatte med pasientnært arbeid - 10. august

Utenlandsreiser kan representere en økt risiko for smitte av korona inn i helseinstitusjoner og pasientboliger. Denne informasjonen gjelder ansatte i helse- og omsorg som har pasientnært arbeid. Foruten helsepersonell inkluderer dette renholdere og ansatte på kjøkken.

Ansatte skal fylle ut et skjema med beskrivelse av reiseaktivitet dersom man selv har vært utenlands, eller har hatt besøk fra utlandet, de siste ti dagene. Dette gjelder også reiser til det som omtales som «grønne land».

Helsedirektoratet anbefaler at helsepersonell som har vært på reise til «gule land», med unntak av Norden, bør testes etter hjemkomst og før de har nær kontakt med pasienter eller brukere. De bør også ha en særlig årvåkenhet ved eventuelle symptomer.

Råd for de ulike helsetjenestene

Skjemaet skal leveres enhetsleder:
Skjema for utfylling av reiseinformasjon. (DOCX, 66 kB)

 

 


Hjemmekontor

Hjemmekontor

Bruk av hjemmekontor

I områder med høyt smittetrykk anbefaler regjeringen hjemmekontor for de arbeidsplasser der dette er mulig.

De ulike kommunalsjefområdene gjør egne vurderinger.

Arbeidsplassene risikovurderes ihht. smittevernreglene og det lages lokale rutiner på hver arbeidsplass for å overholde disse. 

Ansatte som er i risikosonen: det gjøres særskilt risikovurdering for disse, og arbeidsplassen skal tilrettelegges for å skjerme ansatte. Dersom det er nødvendig kan det tilrettelegges for hjemmekontor.  Ansatte som er i risikosone og trenger særskilt risikovurdering må levere legeerklæring for dette. 

Tilgjenglighet ved hjemmekontor

Skal du være tilgjengelig på en annen telefon enn den du normalt treffes på, må du viderekoble kontortelefonen til den telefonen du skal nås på.

Når du viderekobler, skal du ikke stenge kontortelefonen gjennom fraværsmarkering kode+kolon i kalenderen. 
Hvordan en telefon viderekobles, avhenger av hvilket apparat man har. Spør gjerne en kollega om hjelp, før du ringer IKT-avdelingen.

Skal du ikke nås på telefon på hjemmekontoret, skal du fraværsmarkere på vanlig måte i kalenderen (ANN:)

Tenk sikkerhet - også hjemme

Hjemmekontorvirksomhet kan eksponere sensitive opplysninger i større grad enn når man jobber på arbeidsplassen. Du bør ha økt bevisstgjøring rundt informasjonen som behandles ved hjemmekontor for å redusere at risikoen for at informasjon eksponeres mer enn nødvendig.

Ansatt PC som benyttes hjemme skal ikke lånes bort eller benyttes av andre.Når en arbeider hjemmefra er det viktig å tenke på hvem som har tilgang til PC og sørge for at denne låses på lik linje som på jobb.

Vi anbefaler at er forsiktig med å dele bilder av "eget hjemmekontor" i sosiale medier, og spesielt hva som er oppe på skjermen på disse bildene.

Datakriminalitet og store nyhetssaker

Erfaringsmessig vil store nyhetssaker ofte blir utnyttet av ulike kriminelle grupper. Spredning av falske nyheter og ondsinnet kode, svindelforsøk, målrettede angrep og phishingforsøk er eksempler på angrepskampanjer som ofte utnytter store nyhetssaker for å ha størst mulig sjanse for å lykkes.

Vi er kjent med angrepskampanjer som utnytter nyheter rundt Coronaviruset og forventer at dette vil øke i tiden fremover.

Noen av angrepskampanjene er omtalt i følgende lenker: https://www.nrk.no/osloogviken/fikk-sms-fra-_sjefen_-_-viste-seg-a-vaere-korona-svindel-1.14942801

Hjemmekontor medfører økt bruk av eksempelvis mobiltelefon for e-post, samtidig som dialog med kolleger blir digital i stedet for fysisk. Dette kan gjøre det mer tungvint å gjøre enkle, men viktige avklaringer. Vi oppfordrer derfor alle om å være ekstra årvåkne i forbindelse med denne ekstraordinære hendelsen, siden kriminelle allerede utnytter situasjonen i stor grad.

Vi kjenner til at det i flere tilfeller har vært tilfeldigheter som har gjort at svindelforsøk er blitt avverget fordi aktuelle personer snakket sammen på kontoret. Bruk derfor heller 30 sekunder ekstra på å ta en telefon og verifiser at e-post/melding sendt fra kollega er reell om man er i tvil.

Anbefaling

Vi anbefaler at man i både krise og normaltilstand er bevisst på å følge gode nettvettregler:

https://nettvett.no/nettvettreglene/

https://www.nhn.no/helsecert/anbefalte-sikkerhetstiltak/

 


Karantene og sykdom

Karantene og sykdom

Karantene, egenmelding

Karantene

De som velger å reise til risikosoner etter reiseråd er gitt og som settes i karantene ved retur, vil ikke kunne bruke egenmelding, og en eventuell sykemelding vil bestrides. De må benytte avspasering, avvikle ferie eller ulønnet permisjon for karanteneperioden. De setter seg bevisst i en situasjon der man blir ute av stand til å utføre arbeid.

Egenmelding

Fra 01.06.2020, kan du ikke lenger bruke 16 dager sammenhengende egenmelding. Regjeringen har opphevet midlertidig forskrift. Dette gjelder også ved covid -19 - relatert fravær.

Da går vi tilbake til vanlige rutiner for bruk av egenmelding. I Sortland kommune kan ansatt bruke inntil 8 egenmeldingsdager sammenhengende. Men ikke ved selvforskyldt karantene.

Dette fordrer at den ansatte:

  • Har vært ansatt i 2 måneder
  • 16 dager siden sist brukte egenmelding
  • Egenmeldingsretten ikke er brukt opp/den ansatte har nok egenmeldinger igjen.

1. Egenmelding registreres iht vanlige rutiner på arbeidssted.

2. Hvis det ikke foreligger egenmeldingsrett, så må den ansatte ringe legekontoret for å få sykemelding fra dag 1.

Ansatte som kun delvis er tilbake i sin stilling kombinert med arbeidsavklaringspenger har ikke rett på sykepenger eller egenmelding. De må melde fravær til leder/NAV, og arbeidsavklaringspengene vil dekke disse dagene.

Omsorgspenger når barnehage eller skole er åpnet

Informasjon fra KS:

Har arbeidstaker rett på lønn hvis vedkommende velger å holde barnet hjemme fra barnehagen eller skolen?

Svar: Arbeidstaker har som hovedregel ikke krav på omsorgspenger når barnehagen eller skolen er åpne, og barnet ikke er sykt. Noen barn bør imidlertid holdes hjemme av smittevernhensyn, og arbeidstaker kan i slike tilfeller likevel ha rett til omsorgspenger. Arbeidstaker vil ha rett til omsorgspenger frem til og med 30. juni 2020, så lenge barnet må holdes hjemme av smittevernhensyn og dette dokumenteres med legeerklæring.

Hvilke tiltak er vedtatt om omsorgspenger?

Svar: Antall dager med omsorgspenger er fra og med 13. mars doblet, og arbeidsgiverperioden er redusert til 3 dager. De nye reglene gjelder for kalenderåret 2020 og er av praktiske årsaker ikke begrenset til fravær knyttet til Covid-19. Frilansere og selvstendige næringsdrivende gis rett til tilsvarende antall dager som ansatte, fratrukket en venteperiode på 3 dager.

Det kan i perioden frem til og med 30. juni 2020 foreligge rett til omsorgspenger, dersom barnet må holdes hjemme på grunn av særlige smittevernhensyn hos barnet eller hos familiemedlem barnet bor med. Retten til omsorgspenger gjelder for hele perioden, uavhengig av antall dager, forutsatt at det særlige smittevernhensynet bekreftes av lege. Se regjeringens nettside her.

Det er mulig å overføre dager med omsorgspenger mellom to foreldre. Adgangen er generell, men er i hovedsak ment for å sikre viktige samfunnsfunksjoner. Det oppfordres til bruk av hjemmekontor og fleksibel arbeidstid i den grad det er mulig.

Les mer om foreldres rett til omsorgspenger på Regjeringens nettside.


Aktivitet og sosial omgang

Aktivitet og sosial omgang

Informasjon vedrørende forebyggende tiltak smittevern Covid-19 - 3. november

Det er en stund siden kommuneledelsen har kommet med informasjon og henstillinger i forbindelse med den koronapandemien vi nå er inne i. I samfunnet rundt oss øker smitten faretruende raskt, og vi opplever at det i nabokommuner som for eksempel Harstad kommune eskalerer i et høyt tempo. Vi anser det derfor viktig å komme med informasjon vedrørende forebyggende smittevern.

I Sortland har vi hittil hatt få tilfeller av Covid-19 smittede, og de tilfeller vi har hatt har kommunen handtert på en god måte. Men det skal lite til før et evt. smitteutbrudd er ute av kontroll. Derfor ønsker kommunedirektøren å henstille til at det er særdeles viktig at alle ansatte følger de smittevernråd som til enhver tid er gjeldende. Spesielt viktig er det at vi som ansatte følger opp dette på egne arbeidsplasser. 

Hjemmekontor?

Det er kommet spørsmål om vi på nytt skal henstille til hjemmekontor for dem som har anledning til dette, slik FHI anbefaler. Svaret på dette er at slik smittesituasjonen i Sortland er på nåværende tidspunkt, så ser ikke kommuneledelsen behov for dette. Men dersom vi skulle få et større smitteutbrudd i Sortland, så vil hjemmekontor vil bli vurdert som et aktuelt tiltak.  Kommunedirektøren vil da sende ut ny informasjon.

Felles retningslinjer for julelunsj/julebord

Julebord-sesongen står nå for døren, og de fleste ønsker nok å markere førjulstiden med julebord slik vi har vært vant til. Slike tilstelninger har vist seg å være potensielle smittearenaer og kommuneledelsen ønsker at Sortland skal fortsette med den lave smittetrenden som vi har hatt, også inn i det nye året. Sortland kommune vil derfor ikke gjennomføre julebord for ansatte i år.

Vi oppfordrer derfor alle ansatte i Sortland kommune til å unngå større forsamlinger – også på arbeidsplassene.

Det finnes likevel mulighet for å finne gode alternativer for å markere julen, som eksempel julelunsj/julemat i mindre grupper, dvs sammen med sin kohort som består av de samme personene som arbeider sammen til daglig (innenfor den gruppestørrelse som FHI anbefaler).

Vi minner om at vi må være forberedt på at det kan komme nye og innskjerpede tiltak på kort varsel. Dette avhenger av smittesituasjonen utover høsten og vinteren.

Sortland 3. november 2020
Randi Gregersen
Kommunedirektør

 

Informasjon fra KS

Ofte stilte spørsmål
Arbeidsgiverspørsmål