Til ansatte i Sortland kommune

Kriseledelsen er satt i kommunen. Tiltak og informasjon som skal ut, koordineres og godkjennes av kriseledelsen.

Oppdateringer fra kommunen finner du her.

 

Påskehilsen til ansatte fra kommunedirektøren

 

Ansatte og arbeidsoppgaver

Ansatte og arbeidsoppgaver

Omdisponering av ansatte med helsefaglig bakgrunn

I perioden fremover kan det være nødvendig å omdisponere personell på tvers av tjenester for å opprettholde kritiske funksjoner. Arbeidsgiver vil i den forbindelse jobbe med å skaffe oversikt over all helsefaglig kompetanse blant alle våre ansatte.

Det skal ikke opprettes nye stillinger, eller foretas permisjoner fra opprinnlig stilling. Avgivende leder holder skyggeregnskap med omdisponert personell. Det vil komme en rutinebeskrivelse fra økonomi på hvordan ledere i praksis skal håndtere dette.

Endrede arbeidsoppgaver ved behov

Det er flere tjenester som har lav aktivitet eller er stengt i ukene fremover. Arbeidsgiver legger til grunn at alle ansatte i tjenester med lav aktivitet kan benyttes til andre oppgaver der det er behov for det. Arbeidsgiver jobber med å få oversikt over de ansatte som har ledig kapasitet pga manglende arbeidsoppgaver. Det betyr at ansatte på påregne å være fleksible.

Permittering av ansatte

Det er foreløpig ingen planer for permittering av ansatte i kommunen. Vi ser i første omgang på alternativ bruk av ansatte som har ledig tid som følge av koronatiltak.

Kurs, konferanser, møter, samlinger og tilstelninger

Planlagte møter, kurs, og konferanser i kommunen må avlyses eller holdes via Skype etc.

Sosiale samlinger og lignende avlyses.


Reiser og ferie

Reiser og ferie

Spesielt for helsepersonell og kritisk personell

Ledelsen på den enkelte arbeidsplass skal i samråd med kommunalsjef, gjøre selvstendige vurderinger ved behandling av søknader om avspasering og ferie med hensyn på forsvarlig drift. Vedtatt 26.03.20.

Kritisk personell tillates ikke å foreta reiser hvor det er satt karantenekrav. Helsepersonell som jobber med pasientbehandling får ikke reise utenlands. Dette gjelder alle typer reiser, også private reiser/ferie.

Det er kommunalsjef som definerer hva som er kritisk personell.

Helsedirektoratets definisjon av samfunnskritiske grupper: 

Informasjon som er sendt ut fra helsedirektoratet vedrørende refusjon av kostnader for avbestilte reiser for helsepersonell som har fått utreiseforbud:

Kostnadene knyttet til avbestilling av private reiser som allerede er bestilt må helsepersonellet først søke om å få refundert fra eget forsikringsselskap.

Påløpte utgifter som ikke dekkes av reiseforsikringen kompenseres av det offentlige. Helse- og omsorgsdepartementet vil gi nærmere informasjon om kompensasjon for påløpte utgifter som ikke dekkes av reiseforsikring for helsepersonellet som blir berørt av dette tiltaket. Dette gjelder både helsepersonellet og reisefølget (nær familie).

 

Tjenestereiser

Alle typer tjenestereiser ut av kommunen stoppes med umiddelbar virkning. Unntak må søkes om.

Reiser og ferie

Unngå reiser som ikke er strengt nødvendige. Dette gjelder alle land. Se oppdatert informasjon på fhi.no.

De som velger å reise til risikosoner etter reiseråd er gitt og som settes i karantene ved retur, vil ikke kunne bruke egenmelding, og en eventuell sykemelding vil bestrides. De må benytte avspasering, avvikle ferie eller ulønnet permisjon for karanteneperioden. De setter seg bevisst i en situasjon der man blir ute av stand til å utføre arbeid.

Ansatte må også være forberedt på at fastsatt ferie kan bli endret.

Uttak av ferie og avspasering

Nå nærmer påsken seg, og mange er klar for noen dager med fri. Denne påsken blir imidlertid spesiell med hensyn til behovet for personell.

Vi vet ikke hvordan korona-smitten kommer til å utvikle seg, og dette vil påvirke personellbehovet. På nedstengte arbeidsplasser og endret drift vil det i stor grad ikke være behov for personell, mens det på andre arbeidsplasser vil være behov både for ordinært- og ekstra personell, dersom det skulle bli et smitteutbrudd i kommunen.
Dette betyr at det vil være vanskelig å innvilge ferie og avspasering på noen arbeidsplasser, mens dette ikke vil være noe problem på andre arbeidsplasser.

Avspasering og uttak av ferie (utenfor ferieperioden) ligger innenfor arbeidsgivers styringsrett, med hensyn til å kunne opprettholde forsvarlig drift. Tidligere har ledelsen bestemt at for samfunnskritisk personell skal det ikke tas ut ferie og avspasering i tiden frem til 30. april.
Nå har imidlertid sentrale myndigheter utvidet gruppen samfunnskritisk personell med mange flere yrkesgrupper. Blant annet barnehagepersonell og renholdspersonell. Ledelsen har derfor besluttet at det nå skal  gjøres særskilte vurderinger om innvilgelse av avspasering og ferie opp mot forsvarlig drift på den enkelte arbeidsplass. Beslutningen om kategorisk å ikke innvilge ferie og bruk av avspasering for samfunnskritisk personell, trekkes derfor tilbake.

Nytt vedtak:
Ledelsen på den enkelte arbeidsplass skal i samråd med kommunalsjef, gjøre selvstendige vurderinger ved behandling av søknader om avspasering og ferie med hensyn på forsvarlig drift.

Brita Kleivan
Kommunalsjef HR og fellestjenesten
26. mars 2020


Uttak av ferie - generelt
KS anbefaler at arbeidsgiver vurderer konsekvenser ved en evt. utsettelse av ferie for arbeidstakere som det i dagens situasjon ikke er et særlig behov for. Om mange skal avvikle ferie når virksomheten skal starte opp igjen, kan det skape utfordringer. 
 
På ks.no - "Ofte stilte spørsmål" kan du lese mer om ferie (Bl.a.: Kan ansatt kreve å få utsatt ferie? Kan arbeidsgiver endre fastsatt ferie? Kan arbeidsgiver fastsette ferie med kortere frist enn alminnelige 2 måneder?).


Hjemmekontor

Hjemmekontor

Bruk av hjemmekontor

Kritisk personell og sentrale ansatte som kan gjennomføre jobben via hjemmekontor oppfordres til dette. Enhetsleder vurderer, i samråd med kommunalsjef, hvem dette gjelder.

Nøkkelpersonell og ledere må være lett tilgjengelige, og må være forberedt på å komme på jobb på kort varsel.

Tilgjenglighet ved hjemmekontor

Skal du være tilgjengelig på en annen telefon enn den du normalt treffes på, må du viderekoble kontortelefonen til den telefonen du skal nås på.

Når du viderekobler, skal du ikke stenge kontortelefonen gjennom fraværsmarkering kode+kolon i kalenderen. 
Hvordan en telefon viderekobles, avhenger av hvilket apparat man har. Spør gjerne en kollega om hjelp, før du ringer IKT-avdelingen.

Skal du ikke nås på telefon på hjemmekontoret, skal du fraværsmarkere på vanlig måte i kalenderen (ANN:)

Tenk sikkerhet - også hjemme

Hjemmekontorvirksomhet kan eksponere sensitive opplysninger i større grad enn når man jobber på arbeidsplassen. Du bør ha økt bevisstgjøring rundt informasjonen som behandles ved hjemmekontor for å redusere at risikoen for at informasjon eksponeres mer enn nødvendig.

Ansatt PC som benyttes hjemme skal ikke lånes bort eller benyttes av andre.Når en arbeider hjemmefra er det viktig å tenke på hvem som har tilgang til PC og sørge for at denne låses på lik linje som på jobb.

Vi anbefaler at er forsiktig med å dele bilder av "eget hjemmekontor" i sosiale medier, og spesielt hva som er oppe på skjermen på disse bildene.

Datakriminalitet og store nyhetssaker

Erfaringsmessig vil store nyhetssaker ofte blir utnyttet av ulike kriminelle grupper. Spredning av falske nyheter og ondsinnet kode, svindelforsøk, målrettede angrep og phishingforsøk er eksempler på angrepskampanjer som ofte utnytter store nyhetssaker for å ha størst mulig sjanse for å lykkes.

Vi er kjent med angrepskampanjer som utnytter nyheter rundt Coronaviruset og forventer at dette vil øke i tiden fremover.

Noen av angrepskampanjene er omtalt i følgende lenker: https://www.nrk.no/osloogviken/fikk-sms-fra-_sjefen_-_-viste-seg-a-vaere-korona-svindel-1.14942801

Hjemmekontor medfører økt bruk av eksempelvis mobiltelefon for e-post, samtidig som dialog med kolleger blir digital i stedet for fysisk. Dette kan gjøre det mer tungvint å gjøre enkle, men viktige avklaringer. Vi oppfordrer derfor alle om å være ekstra årvåkne i forbindelse med denne ekstraordinære hendelsen, siden kriminelle allerede utnytter situasjonen i stor grad.

Vi kjenner til at det i flere tilfeller har vært tilfeldigheter som har gjort at svindelforsøk er blitt avverget fordi aktuelle personer snakket sammen på kontoret. Bruk derfor heller 30 sekunder ekstra på å ta en telefon og verifiser at e-post/melding sendt fra kollega er reell om man er i tvil.

Anbefaling

Vi anbefaler at man i både krise og normaltilstand er bevisst på å følge gode nettvettregler:

https://nettvett.no/nettvettreglene/

https://www.nhn.no/helsecert/anbefalte-sikkerhetstiltak/

 


Karantene og sykdom

Karantene og sykdom

Egenmelding og sykemelding ved karantene

De som velger å reise til risikosoner etter reiseråd er gitt og som settes i karantene ved retur, vil ikke kunne bruke egenmelding, og en eventuell sykemelding vil bestrides. De må benytte avspasering, avvikle ferie eller ulønnet permisjon for karanteneperioden. De setter seg bevisst i en situasjon der man blir ute av stand til å utføre arbeid.

Ellers gjelder:
Ansatt kan bruke egenmelding istedenfor sykemelding ved karantene etter myndighetenes/lokale karantenekrav. Ansatt kan bruke inntil 16 egenmeldingsdager.
Dette fordrer at den ansatte:

  • Har vært ansatt i 2 måneder
  • 16 dager siden sist brukte egenmelding
  • Egenmeldingsretten ikke er brukt opp/den ansatte har nok egenmeldinger igjen.
     

1. Ta først kontakt med arbeidsgiveren din for å spørre om du kan jobbe hjemmefra

2. Hvis du ikke kan jobbe hjemmefra, må du avklare med leder om du har tilstrekkellig antall egenmeldingsdager til rådighet. Den ansatte må kunne dokumentere opphold som kommer inn under myndighetenens/lokale karantenekrav hvis arbeidsgiver ber om dette.

3. Egenmelding registreres iht vanlige rutiner på arbeidssted.

4. Hvis det ikke foreligger egenmeldingsrett, så må den ansatte ringe legekontoret for å få sykemelding.

5. Hvis den ansatte blir syk i løpet av egenmeldingsperioden kontaktes lege for å få sykemelding senest dagen når egenmeldingsperiode går ut, da teller egenmeldingsdagene som arbeidsgiverperioden i sykemeldingen.

Ansatte som kun delvis er tilbake i sin stilling kombinert med arbeidsavklaringspenger har ikke rett på sykepenger eller egenmelding. De må melde fravær til leder/NAV, og arbeidsavklaringspengene vil dekke disse dagene.

Ansatte som av arbeidsgiver bes å holde seg hjemme i egenskap av å være kritisk personell for å redusere sannsynlighet for smitte (rullering av arbeidsstyrke) vil på hjemmekontor få tillagt andre forefallende drifts- og utviklingsoppgaver.

Omsorgspenger når barnehage og skole stenges

Du kan bruke de omsorgsdagene du har tilgjengelig når du må være borte fra jobb fordi barnehagen eller skolen er stengt (syke barn-dager).

Hvor mange omsorgsdager du har rett på kommer an på samlivssituasjonen din, og hvor mange barn du har.

Stortinget vedtok 20.03.20 å doble antall omsorgsdager, dette gjelder frem til 31.12.20

  • 20 omsorgsdager per kalenderår når du har ett eller to barn
  • 30 omsorgsdager per kalenderår når du har tre eller flere barn
  • Når dere har avtale om delt bosted, får dere 20 eller 30 dager hver avhengig av hvor mange barn dere har
  • Hvis du er alene om omsorgen, dobles antall dager

Du kan også overføre omsorgsdager til en annen omsorgsperson på grunn av at barnehagen eller skolen er stengt på grunn av koronasituasjonen. Dette gjelder frem til 31.12.20

Av hensyn til at dette skal være praktisk håndterbart for NAV, gjelder det nye antall dager generelt og er ikke begrenset til fravær knyttet til Covid-19.

Oppdatert informasjon fra NAV om omsorgspenger

Obs. Ved fravær før og etter helg telles helgen med.

1. Avklar med leder hvor mange omsorgsdager igjen
2. Registrer fravær iht. vanlige rutiner på arbeidssted
3. Når rettigheter til «syke barn dager» er brukt opp må følgende benyttes: permisjon uten lønn/ferie/avspasering.

Det avvikes fra regelverk og tillater å registrere halve feriedager og halve «syke barn dager» (manuell registrering på arbeidsplassen). Da kan man ut ferie/egenmelding halve dager og registrere en feriedag/egenmeldingsdag i systemet.

Arbeid hjemmefra kan være et alternativ til omsorgspenger.

 


Aktivitet og sosial omgang

Aktivitet og sosial omgang

Aktivitet og sosial omgang

Begrens samlinger av personell ved avvikling av lunsj. For personell uten eget kontor etableres puljevis avvikling. Sosiale samlinger o.l avlyses.

Ansatte, og da særlig kritisk personell, anmodes på det sterkeste om å ha høy bevissthet om egen atferd også på fritiden for å redusere kontaktpunkt.

 

Informasjon fra KS

Ofte stilte spørsmål
Arbeidsgiverspørsmål