En reguleringsendring går ut på at man endrer én eller flere ting ved en allerede vedtatt plan. Dette kan innebære å justere byggegrenser, øke utnyttelsesgraden, endre antall parkeringsplasser, endre hvor avkjørsel skal være, justere grenser på høyder og andre lignende ting som står i en vedtatt plan som man ønsker å endre på. Med andre ord, endringene kan gjelde bestemmelsene, plankartet eller begge deler.

Man kan endre mye på en plan ved en reguleringsendring. Det er likevel kommunens vurdering av omstendighetene rundt de omsøkte endringene som avgjør om hvilken prosess reguleringsendringen kan følge. Les mer om de to forskjellige prosessene under.

En reguleringsendring kan gjennomføres etter én av to ulike prosesser, nemlig forenklet planprosess eller ordinær planprosess.

En forenklet planprosess innebærer man gjennomfører en reguleringsendring med en kortere saksbehandling. Det betyr at noen steg i en ordinær planprosess kan kuttes ut i en forenklet planprosess, og andre steg blir forenklet. En reguleringsendring etter en forenklet planprosess er endringer som vurderes til å være mindre endringer av en reguleringsplan. Vurderingen av dette gjøres etter de tre vilkårene/kravene i plan- og bygningsloven § 12-14 andre ledd:

1. Ikke vil påvirke gjennomføringen av original plan.
2. Ikke går utover hovedrammene i original plan.
3. Ikke berører hensynet til viktige natur- og friluftsområder.

Dersom en reguleringsendring vurderes til å oppfylle disse tre vilkårene, vil det være mulig å kunne foreta en forenklet planprosess. Dersom en reguleringsendring ikke oppfyller alle tre vilkårene, må reguleringsendringen gjennom en ordinær planprosess. Avgjørelsen om hvilken planprosess som skal gjennomføres er en prosessledende del av saksbehandlingen og kan derfor ikke påklages.

En ordinær planprosess følger samme saksbehandlingsprosess som utarbeidelsen av en ny plan, og mer informasjon om dette kan finnes her: Start opp et planarbeid

Dersom de tre vilkårene i § 12-14 andre ledd er oppfylt, vil prosessen for en reguleringsendring etter forenklet prosess følge av de 5 punktene under:

1.  Innsending av planinitiativ og forenklet oppstartsmøte

Hele prosessen starter med at man sender inn et planinitiativ og en anmodning om oppstartsmøte for reguleringsendring til postmottaket i Sortland kommune. Da fyller man ut dokumentet; “Skjema for anmodning om oppstartsmøte for reguleringsendring”, og sender denne inn til kommunen til vurdering. Kommunen vil dermed gå gjennom dokumentet/dokumentene man har sendt inn og ta en avgjørelse om ønsket reguleringsendring skal gjennomføres etter en forenklet planprosess eller en ordinær planprosess og om reguleringsendringen er mulig å gjennomføre.

Når kommunen er ferdig med vurderingen av det innsendte planinitiativet og anmodningen om møte, vil kommunen invitere inn til et forenklet oppstartsmøte. Møtet kan gjennomføres digitalt og/eller fysisk. Kommunen skriver referat fra møtet og dette blir oversendt til de andre deltakerne på møtet.

Under det forenklete oppstartsmøtet vil man gå igjennom dokumentene som er sendt inn, hva som er kommunens råd og vurderinger angående reguleringsendringen, om reguleringsendringen oppfyller de tre kravene til en forenklet planprosess, hva som skal være med i planforslaget, relevante krav til planprosessen og annet relevant informasjon som vil være nødvendig å gå gjennom.

Det er ikke krav til å kunngjøre eller varsle oppstart av planarbeid etter plan- og bygningsloven § 12-14. Dette gjelder kun reguleringsendring etter forenklet planprosess.

2. Innsending av planforslag til behandling

Når man skal sende inn et planforslag til kommunen, er det nødvendig at planforslaget oppfyller kravene til dokumentet «krav til digital planleveranse (PDF, 278 kB)». Mer om hva som skal spesifikt i planforslaget kan leses om på neste menypunkt - «Hva er kravene til dokumentene som sendes inn under en reguleringsendring?». Planforslaget skal sendes inn til kommunen innen 12 måneder etter gjennomført oppstartsmøte.

Når man er ferdig utarbeidet med planforslaget til reguleringsendringen, sendes denne inn til kommunen via postmottaket for kontroll og vurdering. Her vil planavdelingen gå gjennom planforslaget og komme med en tilbakemelding. kommunen gir konkret tilbakemelding på eventuelle endringer som må gjøres før planforslaget kan gå videre i prosessen til begrenset høring. Reguleringsendringen kan gå videre i planprosessen når siste versjon av planforslaget er feilfri.

Kommunen en 12 ukers frist på å behandle planforslaget, jf. plan- og bygningsloven § 12-11. Denne fristen løper når planforslaget er inne på behandling hos kommunen. Det vil si at fristen stopper når planforslaget blir sendt tilbake med krav om endringer, og starter opp igjen når planforslaget blir sendt tilbake til kommunen.

3. Begrenset høring

Når planforslaget til reguleringsendringen er ferdig behandlet og den siste versjonen er feilfri, skal planforslaget legges ut på en begrenset høring. Det vil si at det blir sendt et brev til relevante offentlige myndigheter, berørte naboer og grunneiere til det området hvor reguleringsendringen skal foregå, og eventuelt andre parter som blir berørt. Eksempler på relevante offentlige myndigheter kan blant annet være Statens Vegvesen og Sametinget.

Siden en reguleringsendring er vurdert til å kunne gjennomføres gjennom en forenklet planprosess, så betyr det at reguleringsendringen ikke er særlig konfliktfylt og kontroversielt. Dermed gjennomføres en begrenset høring, slik at det er kun relevante myndigheter og berørte parter i reguleringsendringen som får muligheten til å uttale seg i saken. For eksempel kan ikke noen som er bosatt på Holmstad sende inn en uttalelse på en reguleringsendring som skal skje i Sigerfjord, siden innbyggeren på Holmstad blir ikke direkte berørt av endringen.

Dersom det under den begrensede høringen kommer fram noe som motstrider muligheten til å gjennomføre en forenklet planprosess, vil det være nødvendig å gjennomføre reguleringsendringen etter en forenklet planprosess.

Fristen for å uttale seg i en begrenset høring er 3 uker. Fristen for den begrensede høringen kan bli forlenget på grunn av ferier og høytider.

4.  Merknadsbehandling og sluttbehandling

Etter at fristen på den begrensede høringen har gått ut, så vil kommunen gå igjennom alle merknadene og uttalelsene som har kommet inn. Merknadene kan føre til endringer i planforslaget før reguleringsendringen kan gå videre til sluttbehandling. Det er kommunen som vil vurdere om det er behov for endringer.

Dersom det kommer inn en innsigelse(r) på reguleringsendringen, så vil det være nødvendig å løse denne/disse før endringen kan gå videre i planprosessen.

5. Vedtak og klagefrist

Etter at merknadsbehandlingen har blitt gjennomført, vil reguleringsendringen bli sendt til formannskapet for politisk behandling. Dersom reguleringsendringen blir vedtatt av formannskapet, vil de samme berørte fra den begrensede høringen bli varslet om vedtaket sammen med en 3 ukers klagefrist.

Les mer om retten til å klage her: Klagerett

Under en forenklet planprosess er det to ulike stadier man sender inn dokumenter til kommunen, nemlig innsending av planinitiativ og innsending av planforslag. Dette menypunktet vil derfor forklare hva som er kravene til dokumentene man sender inn under disse to stadiene.

Under begge stadiene sendes plandokumentene til postmottaket ved Sortland kommune.

1. Planinitiativet

Når man skal sende inn et planinitiativ til kommunen og et ønske om oppstartsmøte, tar man i bruk dokumentet «Skjema for anmodning om oppstartsmøte for reguleringsendring». Dette dokumentet inneholder flere punkter man skal fylle ut, slik at kommunen får nok informasjon til å kunne vurdere planinitiativet.

Planinitiativet bør gjøre rede for:

• Hva som er formålet med reguleringsendringen.
• Hva som er dagens situasjon på området.
• Hva det skal endres på fra eksisterende plan.
• Hvor endringen skal skje.
• Om reguleringsendringen faller inn under forskriften om konsekvensutredninger.

Når man sender inn et planinitiativ hvor man søker etter en forenklet planprosess, er det viktig at man legger fram en vurdering på om reguleringsendringen kan gå gjennom en slik forenklet planprosess. Det vil si at det skal være skrevet en vurdering om hvor vidt reguleringsendringen oppfyller kravene til forenklet planprosess som plan- og bygningsloven § 12-14 andre ledd åpner for eller ikke.

2. Planforslaget

Innsending av et planforslag angående en reguleringsendring inneholder samme krav som innsending av planforslag angående en ny plan. Hvilke av disse dokumentene som skal sendes inn, avhenger av kompleksiteten av planforslaget. Dette vil avklares i oppstartsmøte.

I planforslaget er det viktig at man beskriver så nøyaktig som mulig hva det er man skal endre på og hvorfor man gjennomfører en reguleringsendring. Man skal forklare alle endringer man gjennomfører fra opprinnelig plan og komme med en begrunnelse på hver enkelt av dem. Med andre ord, ingen endringer skal forekomme uten at det står beskrevet og begrunnet i planforslaget.

Reguleringsendring er et viktig verktøy i planleggingen av kommunen og det finnes flere grunner til dette. Dette menypunktet vil nevne flere grunner på hvorfor man burde velge reguleringsendring over for eksempel dispensasjon:

1. Ved å gjennomføre en reguleringsendring kan man endre på flere ting ved en reguleringsplan som kan være til hinder for å gjennomføre tiltaket du ønsker å bygge, i stedet for å dispensere. Man kan derfor gjennomføre én reguleringsendring for å endre på høyde, parkeringsplasser, antall etasjer og mer, i stedet for å gå igjennom en dispensasjon for hver av disse.
2. Det vil være billigere å gjennomføre én reguleringsendring, enn å gjennomføre flere dispensasjoner på grunn av én eller flere bestemmelser i reguleringsplanen.
3. Flere som er berørt av en reguleringsplan kan dra nytte av en reguleringsendring, så slipper alle å sende inn hver sin dispensasjon. I stedet for at alle sender inn hver sin dispensasjon for å få lov til å øke høyden på garasjen, så kan man heller sende inn et ønske om reguleringsendring for å endre på høydegrensen for alle som er berørt av planen.
4. En reguleringsendring etter en forenklet planprosess tar ikke lang tid å få gjennomført.